5 consejos para realizar Audio Conferencias de manera exitosa | SUMTEC

5 consejos para realizar Audioconferencias de manera exitosa

Las llamadas audioconferencia pueden ser una forma productiva y eficiente de celebrar reuniones, especialmente para aquellos colaboradores, que de otra manera tendrían que viajar grandes distancias para asistir.

Sin embargo, si la llamada no se realiza de manera profesional y organizada, puede ser una pérdida de tiempo para cada participante.

Estos son algunos consejos que ayudarán a que las llamadas en conferencia valgan su tiempo:

Cumplir con la agenda

Siempre es fácil desviarse de  los temas en reuniones tradicionales cara a cara en una sola habitación; y mucho más en una reunión telefónica.

Una agenda ayudará a evitar que la reunión se desvíe demasiado. Esto ayudará a estructurar toda la conferencia y mantener la reunión por buen camino.

Los temas a discutir  en la reunión deben establecerse previamente y se enviaran con antelación por correo electrónico a cada persona que participará.

Esto les dará a los participantes tiempo suficiente para preparar lo que se discutirá y para las propuestas que deban hacer.

Evite distracciones

En la era del multitasking es difícil evitar la revisión de correos electrónicos, contestar el teléfono o tener conversaciones secundarias durante el curso de la conferencia. Si se distraerá no estará prestando la debida atención y perderá por completo del curso de la audio conferencia.

Además, es bastante incómodo cuando los sonidos de los timbres de las notificaciones interrumpen con la reunión telefónica.

Fomente la participación

Si la audio conferencia se mantiene interactiva, es probable que se desarrolle una corriente de pensamientos e ideas.

Para obtener mayores beneficios de la reunión, todo lo que necesita hacer es involucrar a todos los participantes  y alentarlos a que expresen sus ideas y estrategias sobre el tema tratado.

Asegúrese de hacerles saber que valora sus opiniones para que estén más dispuestos a contribuir.

Mantenga bajo el nivel de ruido

Cualquier ruido puede ser amplificado a través del altavoz. Es aconsejable acondicionar la sala de reuniones para que tenga lugar la conferencia telefónica sin sonidos molestos de fondo.

Una forma efectiva de hacer una conversación clara es guardar silencio cuando otros miembros expresan sus ideas y esperar el  momento apropiado para intervenir.

Si se encuentra en la estación en un aeropuerto repleto o un lugar con mucho ruido, es difícil escuchar lo que se está discutiendo. Utilice un auricular para reducir el reducir el ruido de fondo y no se pierda los detalles de la conversación.

Grabe la llamada

Aproveche al máximo el tiempo de la reunión y deje que la versión grabada de la llamada en conferencia pueda ser escuchada luego. Así dispondrá de un apuntes extra para revisar nuevamente los detalles mas importantes.

Si comparte la llamada con otros participantes, todos pueden recordar los detalles, y aquellos que no asistieron a  la reunión telefónica recibirán la misma información que aquellos que si participaron.

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